Kernfrage: sollte man Buchungssätze aus anderen Buchhaltungen übernehmen?
Antwort aus der Praxis: Schwierig, deshalb besser nicht….
Warum ist das so? Der Grund liegt darin, dass neben dem reinen Buchungssatz, der im allgemeinen mindestens zwei Konten enthält auch Beträge, ggf. Splitbeträge oder Steuerinformationen, die jede Buchhaltungssoftware anders löst, enthalten sind. In der Definition der Konten, die auch wieder in jeder Buchhaltungslösung anders ist, stecken weitere Verknüpfungen. Diese enormen potentiellen Verknüpfungsmöglichkeiten müssen durch das Import-Programm abgedeckt werden. Somit erklärt sich auch dem Programmierungslaien, dass hier komplexe Anforderungen vorliegen, die manchmal selbst mit Hilfe der Programmierer der anderen Buchhaltung kaum zu lösen sind. Noch schwieriger wird es, wenn diese Hilfe nicht gegeben ist.
Daher wird in der Praxis zu einem Stichtag die Summen- und Saldenliste übernommen und ab diesem Datum in der neuen Buchhaltung (nach-)gebucht. Somit erhält man einen sauberen „Schnitt“.
Tatsächlich kann man natürlich jede Buchhaltung importieren, sofern alle Beteiligten mitarbeiten. Das bedeutet, dass nicht nur die Daten vorliegen müssen, sondern auch Auswertungen und Ausdrucke aus der ursprünglichen originalen Buchhaltung. Nur so ist es möglich, nach einem Buchhaltungsimport die Ergebnisse mit den Ausgangsdaten abzugleichen. Sollten dann Abweichungen auftreten, so kann man in Zusammenarbeit mit den Buchhaltern diese Abweichungen analysieren und bei einem erneuten Import bedeitigen. Wichtig ist jedoch die Mitarbeit der originären Buchhalter, denn die wissen am besten was wann aus welchem Grunde gebucht wurde.
Eines darf man nicht vergessen: Auch Buchhaltungsprogramme enthalten Fehler, und häufig werden vorhandene Datenfehler im Rahmen von Programmupdates kompensiert. Diese Fehlerkompensation kann ein Importprogramm kaum vornehmen.
Einfach ausgedrückt: Einen Buchhaltungsimport bekommt man nicht geschenkt