Es wird immer schwieriger, Daten zu schützen. Wir versenden in Mails Dateien und Schriftstücke; diese können von jedem geöffnet und gelesen werden, der Zugang zu der Mail hat oder sich ihn ergaunert. Wie können wir nun die Anhänge vor ungewünschten Zugriffen schützen? Eine ganz sichere Methode gibt es wohl nicht, aber wir haben uns einen Schutz ausgedacht, der es zumindest einem Unberechtigten den Zugriff auf die Dateien erschwert; und das ist mit einigen Zusatzklicks schnell gemacht:
Wir gehen ins Archiv einer Akte und markieren uns die Dateien, die wir versenden möchten: Anschreiben, Beschluss, oder eine Abrechnung, das ist für alle Dateien gleich. Dann lassen wir uns das Kontextmenü mit dem rechten Mauszeiger anzeigen und wählen „PDF-Archiv erzeugen“. Es öffnet sich ein Fenster mit der Beschreibung. Gehen Sie nun auf Speichern und Schließen; die nächste Anzeige ist ein Passwort, welches aber auch durch eines von Ihnen überschrieben werden kann. Im nächsten Fenster erscheint der Hinweis darauf, dass Sie Ihr PDF-Paket im PDF-Verzeichnis (Heimatverzeichnis invepd) finden und wie das Passwort lautet. ACHTUNG: Gehen Sie nun auf Copy und dann auf ok. So kopieren Sie das vorgeschlagene bzw. selbst gewählte Passwort, um es später in einer Extramail dem Empfänger mitzuteilen!
Nun können Sie Ihr „PDF packet“ aus dem Heimatverzeichnis bzw. PDF-Verzeichnis (invepd linke Maustaste unten rechts in der Taskleiste) an eine Mail hängen.
Bitte senden Sie das Passwort niemals in derselben Mail!
Wenn das PDF packet geöffnet werden, öffnet sich zunächst ein Fenster, in dem das Passwort abgefragt bzw. eingegeben wird (Strg V).
Diese Anleitung liest sich erstmal kompliziert – folgen Sie ihr Schritt für Schritt und Sie werden merken, dass es sehr einfach und vor allem schnell geht. Keine große Suche, alles auch einfach in der Abfolge und leicht zu merken. Einmal gemacht, immer gemocht.
Viel Spaß beim Versenden Ihrer gesicherten Dateien!