Adress-Suche leicht gemacht

Immer wieder gibt es Post von Personen, die aufgrund fehlender Aktenzeichen oder Schuldnernamen keinem Verfahren zugeordnet werden können.

Da wir meistens nur die Funktionen in INVEP „bemerken“, die wir regelmäßig benötigen, fallen die von mir so geliebten „Schmankerln“ oft unter den Tisch und wir erinnern uns nicht mehr, dass INVEP so viel Möglichkeiten bietet:

Auf der Startseite haben wir unten links die „Suchart“, wo wir uns unsere Verfahren aufrufen, die wir bearbeiten wollen. Diese Suchart ist aber vielfältiger, als wir es oft bemerken; denn einmal aufgeklappt und bewusst angesehen, finden wir unter anderem  die Suchfunktion „Adresse allgemein“. Diese Suchart ausgewählt, geben wir nun den Namen des „unbekannten Adressaten“ ein. Sofort erscheint im oberen Bereich eine Auflistung von gleichen oder ähnlichen Namen. Weitere Informationen zu dem ausgewählten Namen (zu welchem Verfahren in welchem Verhältnis die Person in dem Verfahren steht) erhalten wir dann über den Button Detail (rechts).

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Excellisten und ihre Tücken

Zwischenzeitlich ist es üblich geworden, dass die Gläubigerdaten per Excelliste übermittelt werden, was ja auch sehr praktisch ist. Diese Excellisten können in CSV-Dateien umgewandelt werden und so kinderleicht in unser INVEP importiert werden. Haben wir nun Anschriften aus den neuen Bundesländern, bei denen die Postleitzahl mit einer Null beginnt, z.B. Dresden oder Leipzig, dann verschluckt Excel diese Nullen und wir haben nur vier Zahlen statt fünf im Postleitzahlen-Feld. Wie kann das verhindert werden? Wir formatieren das Feld PLZ in ein Text-Format um und sehen sogar, dass unter dem Feld Text auch die Abkürzung PLZ vermerkt ist.

Hat ein Gläubiger mehrere Forderungen und wurde dadurch vom Schuldner mehrmals erfasst, dann bekommt er von INVEP für jeden Datensatz eine eigene Tabellennummer. Da das nicht gewünscht ist, löschen wir ab dem zweiten Datensatz für denselben Gläubiger Anrede, Namen und Anschrift. So bleiben dann die Forderungshöhe und -angaben übrig und es wird alles zu dem einen Gläubiger gespeichert.

Schwierig wird es, wenn lange Namen der Gläubiger mit Umbrüchen erfasst werden. Dann erkennt INVEP nicht, dass der Datensatz weiter geht und lässt diesen „unvollständigen“ Datensatz beim Umwandeln von Excel in eine CSV-Datei aus.
Hier empfiehlt es sich, die CSV-Datei mit dem kostenfreien Programm notepad++ zu speichern und somit die Umbrüche sichtbar zu machen und zu entfernen. Dann speichern Sie die CSV-Datei wieder und beginnen den Import wie gewohnt.

 

 

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Für und Wider – was sagen Sie?

Es gibt durchaus Situationen, wo man sich wünscht, in INVEP mehrere Fenster öffnen zu können, damit man sich z.B. keine Ausdrucke zu erstellen braucht, wenn man „bloß mal schnell was ansehen möchte“.

INVEP ist aufgrund der Erfahrungen der Anwender dazu übergegangen, nur das Öffnen von einem Fenster zuzulassen.

Wenn wir z.B. in der Forderungsverwaltung der Drittschuldner arbeiten, können wir nicht gleichzeitig die dazugehörige Buchhaltung öffnen.

Einige Anwender wünschen sich dies aber, was wir zwar verstehen können, aber aufgrund der früheren Erfahrungen extra abgeschafft haben.

Was meinen Sie? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und überlegen gern erneut, ob man sich auf vielleicht drei oder fünf Fenster maximal einigen kann.

Bitte beteiligen Sie sich über die Kommentare, damit wir uns ein Bild machen können. Vielen Dank!

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Tabelle neu nummerieren

Wenn wir die Tabelle neu nummerieren möchten, müssen wir unbedingt darauf achten, dass wir alle Häkchenfelder oben rechts aktiviert haben: Es müssen Tabellen- und Massegläubiger angezeigt werden, damit die Neunummerierung korrekt erfolgen kann. In den neueren Versionen ist eine neue Nummerierung mit nur Tabellen- oder Massegläubiger gar nicht mehr möglich.
Auch wenn Sie keine Massegläubiger bearbeiten, muss bei der Nummerierung jeder angemeldete Gläubiger angezeigt werden. Es gibt ja immer Massegläubiger, von daher kann diese Gläubigergruppe nicht einfach ausgelassen werden.

Nach der Neunummerierung kann das nicht benötigte Feld wieder deaktiviert werden.

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Die Realität von Anfechtungstatbeständen

Der Preis, der uns gerade für unsere finanzmathematischen Analysewerkzeuge verliehen wurde brachte mich dazu, mir mal ein paar Gedanken über die vermeindliche Wirklichkeit von Analysen von Buchhaltungssystemen zu machen. In den vergangenen Jahren haben wir eine wirklich große Zahl von Buchhaltungssystemen analysiert. Unsere Betrachtungen dabei sind jeweils absolut wertneutral. Insbesondere urteilen wir nicht. Die von uns gelieferten Analysen können gleichermaßen für die Anfechtung, die Sanierung als auch allgemein für die Betrachtung von buchhalterischen Zusammenhängen verwendet werden.
Eine Sache ist mir dabei immer wieder sehr stark aufgefallen: Überaus häufig findet man Auffälligkeiten, aus denen sich etwas konstruieren läßt. Ich möchte damit sagen, dass es dem planerisch vorgehenden Rabulisten mit den neuen Methoden annähernd jederzeit möglich ist, Zusammenhänge zu konstruieren und plausibel erscheinen zu lassen, die in der Realität tatsächlich nicht vorhanden sind. Der redliche Analytiker wird potentiell erkannte Auffälligkeiten nicht so ohne weiteres als Wahrheit in einem bestimmten Sinne interpretieren. Vielmehr verlangt die redliche Betrachtung immer noch die Detailanalyse. Damit möchte ich sagen, dass die Datentechnik auch komplexe Zusammenhänge aufdecken kann, der Mensch und sein Intellekt jedoch im Nachgang gefordert sind, um festzustellen, ob das auf technischem Wege ermittelte überhaupt real oder von Bedeutung ist.
Die in meinen Augen schwerste Lüge ist nicht die Falschbehauptung, denn diese läßt sich oft genug widerlegen. Schwerer wiegt dagegen das Weglassen gegenläufiger Informationen. Dies gilt auch bei der finanzmathematischen oder buchhalterischen Analyse. Es ist häufig möglich, kristallklare Aussagen zu treffen und diese mit episch umfangreichem Argumentationsmaterial zu unterfüttern, so dass nicht nur der Normalsterbliche, sondern auch die meisten Fachleute von der Glaubwürdigkeit und Unangreifbarkeit überzeugt sind, die gegebenenfalls klitzekleine Zusatzinformation, die das Argumentationsgebäude zum Einsturz bringt, wird jedoch weggelassen. Dies halte ich für sehr gefährlich. Alleine der Computereinsatz sowie umfangreiches Argumenationsmaterial, das die Richtigkeit einer Analyse belegt, beweist ersteinmal schlicht gar nichts. Die entscheidende Frage ist ganz einfach: Hält die Beweisführung auch einer kritischen Überprüfung stand? Eine kritische Prüfung darf sich dabei nicht alleine auf die vorgelegte Beweisführung stützen. Die kritische Prüfung stellt eigene Betrachtungen an:

  • Sind alle Informationen in die Analyse eingeflossen?
  • Sind Belege oder Beweise, die die Schlussfolgerungen widerlegen, weggelassen worden?
  • Wurden in die vorhandenen Daten Extrapolationen eingepflegt, um Datenlücken aufzufüllen?
  • Sind die Annahmen –  auf denen diese Extrapolationen basieren – unangreifbar (gerichtsfest)
  • Ist die Argumentationskette chronologisch korrekt?

Kleinste Weglassungen oder Umsortierungen in der chronologischen Abfolge können einen Sachverhalt tatsächlich vollkommen auf den Kopf stellen. Ein Gegenbeweis kann in einen Beweis verkehrt werden.
Mit unseren Analysen versuchen wir zu objektivieren. Dort, wo wir Probleme sehen, weisen wir darauf hin, auf gegenläufige Beweise weisen wir besonders hin. Extrapolationen nehmen wir nur höchst ungerne vor, stellen ihre Problematik dabei dann jedoch besonders heraus.
In diesem Sinne möchte ich nur sagen, dass eine epische Beweisführung alleine gar nichts sagt, denn vielleicht ist sie nur ein Kartenhaus. Leider ist es jedoch so, dass derjenige, der mit einem gegen ihn gerichteten Beweis konfrontiert wird, genau diese Beweisführung in ihrem gesamten Umfang prüfen muss, um die Angriffspunkte zu finden.
Um es einfach zu sagen: Der Einsatz von Datentechnik besagt gar nichts; nur der redliche Einsatz ist ethisch akzeptabel, mit unredlichem Einsatz können Beweise „erzeugt“ werden, gegen die der „normale Bürger“ chancenlos ist.

In diesem Sinne: immer kritisch sein, auch wenn es anstrengend ist

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Chef mit Auszeichnung

Kürzlich haben die Wolfram Mathematica in Frankfurt ihre Conference 2015 abgehalten. Ein Programmteil war die Verleihung des Innovator Award 2015. Was soll ich sagen – Conrad Wolfram hat eine dieser beiden Auszeichnungen Herrn Koppel verliehen für seine/unsere Finanz- und Anfechtungsanalyse-Tools, da diese Analyse Tools weltweit einmalig sind.

Wir haben uns sehr für ihn gefreut und sind stolz auf unseren Chef.

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Wussten Sie schon….

…dass Sie unser Dashboard (Handbuch) gleich auf der INVEP-Startmaske mit einem Klick erreichen, wenn Sie auf das ? oben rechts gehen?

Viel Spaß beim Stöbern!

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Scannen und erkennen

Immer mehr Kanzleien stellen ihr Büro auf papierlos um. Das ist eine Entwicklung, an der früher oder später niemand mehr vorbei kommt. Zwar ist dieses Thema noch nicht allgegenwärtig, aber unsere Anwender sind teilweise schon umgestiegen bzw. neue Kanzleien fangen gleich papierlos an.

Die Tagespost wird gescannt und anhand eines „Codes“ den jeweiligen Verfahren zugeordnet. Nun sollen die Posteingänge den in den Stammdaten erfassten Sachbearbeitern zugeordnet werden. Dazu muss der Sachbearbeiter „erkannt“ werden. Wie kann das geschehen? In INVEP erhält jede erfasste Adresse eine Adr-Nr. Zu finden ist diese unter dem Pfad Allgemein – Adressarchiv. Dort öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen in die Suchleiste eingeben und sich ihn dann mit „bearbeiten“ aufrufen können. Oben links finden Sie dann noch im blauen Rahmen die „Adr#“. Diese Zahl muss in der Anwenderverwaltung bei dem erfassten Sachbearbeiter in das Feld „Adr snr“ eingetragen werden.

Dann können die gescannten Dokumente nicht nur dem Verfahren, sondern auch dem jeweiligen Sachbearbeiter zugeordnet werden. Die Dokumente findet der Sachbearbeiter im Archiv unter seinem Namen. Hier ist aber noch zu beachten, dass im Archiv das Häkchen gesetzt ist bei Person (ganz unten links hinter dem Hinweis „zur Überwachung an“).

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Dateien verschlüsselt versenden

Es wird immer schwieriger, Daten zu schützen. Wir versenden in Mails Dateien und  Schriftstücke; diese können von jedem geöffnet und gelesen werden, der Zugang zu der Mail hat oder sich ihn ergaunert. Wie können wir nun die Anhänge vor ungewünschten Zugriffen schützen? Eine ganz sichere Methode gibt es wohl nicht, aber wir haben uns einen Schutz ausgedacht, der es zumindest einem Unberechtigten den Zugriff auf die Dateien erschwert; und das ist mit einigen Zusatzklicks schnell gemacht:

Wir gehen ins Archiv einer Akte und markieren uns die Dateien, die wir versenden möchten: Anschreiben, Beschluss, oder eine Abrechnung, das ist für alle Dateien gleich. Dann lassen wir uns das Kontextmenü mit dem rechten Mauszeiger anzeigen und wählen „PDF-Archiv erzeugen“. Es öffnet sich ein Fenster mit der Beschreibung. Gehen Sie nun auf Speichern und Schließen; die nächste Anzeige ist ein Passwort, welches aber auch durch eines von Ihnen überschrieben werden kann. Im nächsten Fenster erscheint der Hinweis darauf, dass Sie Ihr PDF-Paket im PDF-Verzeichnis (Heimatverzeichnis invepd) finden und wie das Passwort lautet. ACHTUNG: Gehen Sie nun auf Copy und dann auf ok. So kopieren Sie das vorgeschlagene bzw. selbst gewählte Passwort, um es später in einer Extramail dem Empfänger mitzuteilen!

Nun können Sie Ihr „PDF packet“ aus dem Heimatverzeichnis bzw. PDF-Verzeichnis (invepd linke Maustaste unten rechts in der Taskleiste) an eine Mail hängen.

Bitte senden Sie das Passwort niemals in derselben Mail!

Wenn das PDF packet geöffnet werden, öffnet sich zunächst ein Fenster, in dem das Passwort abgefragt bzw. eingegeben wird (Strg V).

Diese Anleitung liest sich erstmal kompliziert – folgen Sie ihr Schritt für Schritt und Sie werden merken, dass es sehr einfach und vor allem schnell geht. Keine große Suche, alles auch einfach in der Abfolge und leicht zu merken. Einmal gemacht, immer gemocht.

Viel Spaß beim Versenden Ihrer gesicherten Dateien!

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Ternäre Ausdrucke

Die Verbraucherinsolvenzverfahren, die vor dem 30.06.2014 beantragt worden sind, werden im Restschuldbefreiungsverfahren (Wohlverhaltensphase) in manchen Kanzleien nicht mehr als Verbraucherinsolvenzverfahren sondern als Restschuldbefreiungsverfahren bezeichnet, z.B. in den Schriftsätzen. Dies ist aber ein Verfahrensstand und keine Verfahrensart. Wir haben nun die Möglichkeit, das Feldzeichen «Verfahren» „Verbraucherinsolvenzverfahren“ (gezogen aus der Verfahrensart in den Stammdaten) zu entfernen und stattdessen das Wort Restschuldbefreiungsverfahren als feststehendes Wort einzugeben. So habe ich dann in jedem Betreff das Wort, was ich haben möchte. Es ist sinnvoll, sich dafür eine Extravorlage zu schaffen mit dem Verfahrensstand „Restschuldbefreiungsverfahren“, aber das brauche ich ja nur einmal zu machen und stellt auch keine große Hürde dar, denn ich kann mir ein Schreiben aufrufen, was meinem zu erstellenden am Nähesten kommt und es entsprechend ändern und speichern. Das ist schnell gemacht.

Als weitere Möglichkeit kann ich eine Abfrage mit den Feldzeichen «•ist_eingestellt?•Ja•Nein» =  Einstellungsdatum  vorhanden: dann „ja“ durch z.B. „Restschuldbefreiungsverfahren“ also den Text ersetzen, wenn kein Einstellungsdatum vorhanden, dann für „nein“ z.B. „Verbraucherinsolvenzverfahren“ ersetzen.

Diese Textfelder sind für alle individuellen Eingaben einsetzbar, zu der eine Kanzlei andere Eingaben wünscht, als die in den Stammdaten vorgesehen. Leider können wir  als Softwarehersteller nicht alle möglichen Wünsche hinsichtlich der Datenfelder im Vorfeld bereits bedenken, aber wir können Mechanismen in das System einbauen, die es dem Anwender ermöglichen, eigene Text-Kombinationen zu erstellen, an die wir gar nicht gedacht haben.

«•ist_eroeffnet?•Ja•Nein» =     oder

«•ist_antrag?•Ja•Nein» =

Die Daten (ist eröffnet oder ist antrag oder ist eingestellt) werden aus den Stammdaten gezogen und für die Ja-Nein-Antworten können Sie individuelle Eingaben machen.

Somit sind Sie so flexibel, wie Sie es sein möchten und wir erhalten trotzdem die Standards, die ja für alle gleich sein sollen.

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