Man kann gar nicht genug aufpassen

Gerne gebe ich zu, dass wir alle schon ziemlich verwöhnt sind von INVEP und  den automatischen Aktualisierungen. Aber es gibt auch Felder, die sich nicht aktualisieren; so zum Beispiel bei der Generierung der Sammelüberweisung. Wir können hier einerseits einen beliebigen Text eintragen, z.B. 3. Verteilung, oder wir verwenden die Feldzeichen, die über der Zeile aufgeführt sind. Verwenden wir eigene freie Texte, müssen wir diese bei jeder Generierung entsprechend neu anpassen, z.B. 4. Verteilung. Anders verhalten sich die Feldzeichen. Sind diese eingetragen, so zieht sich INVEP jeweils aus dem Verfahren den entsprechenden Text, z.B. Schuldnername, Rangname, laufende Tabellen-Nr., Gläubigername, Quote. Diese Feldzeichen-Angaben werden automatisch gezogen und eingefügt.

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Fremdwährung

Einige Kanzleien haben Verfahren, in denen mit Fremdwährung gebucht wird. INVEP bietet selbstverständlich auch hierfür die Möglichkeiten. Manchmal benötigt man in diesen Verfahren den Umrechnungskurs einer Währung eines bestimmten Tages. Dies können Sie ganz einfach mit INVEP ermitteln, indem Sie folgende Zeichenreihe in die Suchzeile eingeben: ::currencyconvert(100;“USD/EUR“;2011.03.13)
Betrag, Währung und Datum (Jahr.Monat.Tag) sind individuell einzutragen. Sie erhalten das Ergebnis sofort.

So ersparen Sie sich ewig lange Recherche – mir hat es gefallen.

Sollten Sie ebenfalls mit Fremdwährung arbeiten, schalten wir Ihnen gern die erforderlichen Schnittstellen frei – selbstverständlich kostenfrei.

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Vorfristen erfassen leicht gemacht

Es sind – wie ich immer wieder so gerne erzähle – die Kleinigkeiten, die beim Arbeiten mit INVEP entdeckt werden, die so erfreulich sind:

Bei den Vorfristen werden immer die Anzahl der Tage der Vorfrist zum Fristablauf  eingetragen, je nachdem welche Frist wir haben, mal eine (7 Tage), zwei (14 Tage) oder vier (28 Tage) Wochen. Das ist nicht schwer. Haben wir jetzt aber eine Anfechtung mit entsprechend langer und variabler Vorfrist, dann müssen wir unter Umständen ganz schön zählen, bis wir wissen, wieviel Tage eine Vorfrist zur Frist zählt, wenn nach einem halben Jahr vor Fristablauf die Vorfrist als Erinnerung erscheinen soll.
Geben Sie jetzt aber ein Leerzeichen in das Feld der Vorfrist und drücken die Entertaste, dann erscheint ein Kalender, in dem Sie Ihre Vorfrist leicht markieren können, weil Sie sie besser sehen. INVEP rechnet dann selbstständig die Anzahl der Tage aus und trägt sie in das Feld ein.

Es gibt doch immer wieder Überraschungen, die uns erfreuen – weil sie die Arbeit leichter machen.

Mir gefällt das.

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Herzlich Willkommen

Die Gemeinde der INVEP-Anwender wächst zum Jahresbeginn weiter an. Ich persönlich freue mich besonders darauf, den Neuen die vielen kleinen und großen Annehmlichkeiten der Software nahe zu bringen. Natürlich ist erst einmal alles neu und man muss sich darauf einlassen, das Bekannte und Gewohnte hinter sich zu lassen. Es ist schon etwas schade, wenn die Einarbeitungsphase vorüber ist; hat man sich doch ein wenig kennen gelernt in dieser Zeit.

Mit unserem Blog möchten wir aber auch die Anwender immer wieder begeistern, die schon länger dabei sind; denn alles wissen kann man einfach nicht. INVEP ist so detailliert und meistens arbeitet jeder Anwender mehr oder weniger in einem festen Bereich. Sei es nun die Tabelle, Buchhaltung oder die Erfassung von Verfahrensdaten  – je nach Struktur der Kanzlei –   ist jeder in seinem Bereich fit. Trotzdem kommt es vor, dass auch die Füchse unter Ihnen noch zu überraschen sind.

Auch möchten wir Sie alle anspornen sich mit uns in Verbindung zu setzen, wenn mal etwas nicht so glatt läuft. Zögern Sie nicht uns anzurufen, wenn Sie nach einem Urlaub was vergessen haben oder Sie vertretungsweise in einem anderen Bereich arbeiten.

Wir wünschen allen einen guten Start für 2016 !

 

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Import der Gläubigerdaten

Werden die Gläubigerdaten mittels Excelliste (CSV) importiert, dann ist auch im Hinblick auf den Anredeschlüssel genau zu schauen, wie die Daten erfasst wurden.

Sind nämlich Eheleute erfasst, wird für die Anrede der Vorname verwendet, der als erstes erfasst ist. Dieser Eintrag entscheidet also darüber, ob die Anrede weiblich oder männlich ist.

Ist eine Anwaltskanzlei unter Firmenname erfasst, lautet die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“; der Zusatz „Kollegen“ entfällt dann hier.

Alle Einträge in Firmenname werden automatisch in juristische Personen umgewandelt und entsprechend angesprochen.

Es empfiehlt sich daher dringend, die Gläubiger nach dem Import und der automatischen Reparatur der Anredeschlüssel* durch INVEP die Gläubiger in der Gläubigerverwaltung auch noch einmal  anzuschauen, bevor Sie Ihre Anschreiben versenden.

Es genügt hierbei, die „kritischen“ Gläubigeradressen im Auge zu haben. Anhand Ihrer Excelliste können Sie sie durchgehen und schauen, wie die Anreden gespeichert sind. Es genügt, kurz die Namen (z.B. Rechtsanwälte) von Firmenname in Familien-/Nachname zu versetzen und zu speichern, wenn es sich nicht um eine juristische, sondern natürliche Person handelt. Es folgt eine Abfrage, ob der Anredeschlüssel ebenfalls geändert werden soll. Ein Klick auf „ja“ und die Gläubigeradresse ist in Ordnung.

*Die automatische Reparatur der Anredeschlüssel finden Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) bei den sonstigen Adressen. Wählen Sie bitte hier für den Durchlauf nur die Tabellengläubiger aus, da Sie sonst alle Adressen durchlaufen lassen, was zu ungewünschten Änderungen führen kann. Lesen Sie hierzu auch in unserem Handbuch (Dashboard) – zu finden, wenn Sie das Fragezeichen oben rechts auf der Start-Bearbeitungsmaske anklicken oder unter www.invep-handbuch.de.

 

 

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Kosten und Nutzen der Finanzdatenanalyse

Man kann basierend auf den Buchhaltungsdaten schon erstaunlich viel analysieren und verwertbare Ergebnisse erziehlen. Essentiell ist jedoch, wer die Auswertung vornimmt. Sofern die Justiz selbst ermittelt (z.B. die Staatsanwaltschaft) wird naturgemäß keine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung angestellt (zumindest sollte dies so kein). Wenn ein Verwalter die Daten analysiert, dann muss er immer eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung anstellen. Das kann jedoch überaus kompliziert sein. Tatsache ist, dass die reinen Buchhaltungsdaten in der Regel keine einfache Ermittlung der Überschuldung oder der Zahlungsunfähigkeit zulassen. Die notwendigen Daten müssen zumeist händisch nachgepflegt werden. Das verursacht Aufwand und kostet Geld, schlussendlich muss eine solche Ausgabe gerechtfertig werden, und dass kann schwierig werden, wenn die Auswertung keine nutzbringenden Ergebnisse hervorbringt (der Aufwand ist ja trotzdem entstanden).

Als problematisch stellen sich folgende Dinge dar, die in der Regel nicht in der Buchhaltung vorhanden sind oder bei denen die Buchhaltung unvollständig ist:

  1. Zum Zeitpunkt einer Insolvenz hin sind Buchhaltungen häufig unvollständig, schlicht weil nicht mehr gebucht wurde, Aussagen gehen also basierend auf einer vorhandenen Buchhaltung überhaupt nur bis zum Ende der Buchhaltung und das ist häufig nicht der Tag der Beantragung oder Eröffnung der Insolvenz.
  2. Fälligkeiten sind so gut wie nie in der Buchhaltung eingetragen, sie sind jedoch absolut relevant für die Betrachtung des Zeitpunktes der Zahlungsunfähigkeit. Theoretisch könnte man gesetzliche Fälligkeiten als Standard annehmen, insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen sind diese jedoch in der Regel nicht zutreffend. Eine Auswertung basierend auf solchen Standard-Fälligkeiten wird also häufig falsche Ergebnisse liefern. Die Fälligkeiten müssen also von Hand nachgepflegt werden (basierend auf den Unterlagen).
  3. Kreditlinien verschieben die tatsächlich vorhandenen verfügbaren Mittel. Kreditlinien sind jedoch quasi nie in der Buchhaltung eingetragen. Eine vorhanden Kreditlinie läßt jedoch die verfügbaren Mittel in einem vollkommen anderen Licht erscheinen. Ein Konto kann bei Null stehen und die kurzfristigen Einnahmen decken nicht die Ausgaben; bei dieser Betrachtung wäre eine Firma zahlungsunfähig. Wenn die Kreditlinie jedoch ausreichend groß ist, ist eben keine Zahlungsunfähigkeit vorhanden. Kreditlinien müssen von Hand eingepflegt werden.
  4. Avale oder anderen Formen von „gesperrten Geldbeträgen“ führen dazu, dass verfügbare Mittel ausgewiesen werden, die tatsächlich nicht vorhanden sind. Man kann so etwas als „negative Kreditlinie“ erfassen. Tatsächlich müssen solche Werte von Hand erfasst werden, sie sind quasi nie in einer Buchhaltung erfasst.
  5. Nicht alle Konten einer Buchhaltung haben überhaupt eine Bedeutung bei der Betrachtung einer Überschuldung oder einer Zahlungsunfähigkeit. Das Stichwort ist hier die sog. Kontenschlüsselung. Die Kontenschlüsselung erhält man quasi niemals im Rahmen der Datenübernahme. Konten müssen also von Hand geschlüsselt werden. Das ist einer der größten Aufwände überhaupt. Eine Software (z.B. INVEP kann hier höchstens basierend auf eingebauten KI-Systemen oder Kontenplanmustern eigene Schlüsselungen vornehmen, getan werden muss die Arbeit jedoch in jedem Falle.

Obige Zusammenstellung zeigt, dass es bis auf absehbare Zeit kein „Ampelsystem“ geben kann (alles OK oder Straftatbestände bzw. Anfechtungen vorhanden). Es muss immer ein mehr oder weniger großer Aufwand getrieben werden, um quantitative Aussagen zu treffen. Software- und Analysesysteme (wie z.B. INVEP können nur mit Automatisierungen dabei helfen, diese Daten nachzupflegen).

Etwas anders sieht es mit den qualitativen Aussagen aus. Nach dem Einlesen einer Buchhaltung können durchaus Glaubwürdigkeitstests durchgeführt werden (das sollte man sogar immer machen) und es können Auffälligkeiten ermittelt werden. Solche Analysen (INVEP.Quantum bietet davon eine Vielzahl) sind an sich sofort nach dem Einlesen einer Buchhaltung möglich.

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Wenn die führende Null der PLZ verschwindet

Oftmals haben wir in den von den Schuldnern übermittelten Excellisten Postleitzahlen, die  mit einer 0 beginnen, z.B. 01067 Dresden . Wenn wir dann die Daten in unser Verfahren importieren, fehlt die führende Null bei den Postleitzahlen. Dies können wir verhindern, indem wir in der Excelliste daraufhin ändern, als dass wir die Spalte PLZ markieren und das Format in „Text“ ändern. Das können wir gleich erledigen, wenn wir uns die Excelliste vor dem Import ansehen.

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Forderungsprüfungen im Dreisatz (F.Z.K.-Eingabe)

Wenn wir eine im Dreisatz erfasste Forderung prüfen und nicht alles anerkennen, müssten wir nun den Taschenrechner bemühen und ausrechnen, wie hoch die Differenz zwischen festgestellter und bestrittener Forderung ist. Wir können aber auch, nachdem wir den festgestellten Betrag eingetragen haben und uns im dem Feld „bestritten“ befinden, folgendes Kürzel eingeben, mit dem INVEP dann die Differenz errechnet:

fas-p1

fas steht für „Forderung Anmeldesumme“ abzüglich p1 steht für 1Prüfung (Prüfungsumme aus Feld 1 = in unserem Fall festgestellte Forderungen, ist aber für alle Varianten entsprechen wählbar, z.B. p2 = 2 iHdnA festgest., p3=3 nachträglich festgest. usw.)

Unter dem Kontextmenü (rechte Maustaste in einem Rechenfeld) können Sie sich unter der Bezeichnung „Variablen dieses Dialogs anzeigen“ noch einmal die Rechenmöglichkeiten ansehen. Diese Erklärungsseite kann übrigens auch ausgedruckt werden.

Fragen Sie uns gern, wenn wir Ihnen weiterhelfen können.

 

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Adress-Suche leicht gemacht

Immer wieder gibt es Post von Personen, die aufgrund fehlender Aktenzeichen oder Schuldnernamen keinem Verfahren zugeordnet werden können.

Da wir meistens nur die Funktionen in INVEP „bemerken“, die wir regelmäßig benötigen, fallen die von mir so geliebten „Schmankerln“ oft unter den Tisch und wir erinnern uns nicht mehr, dass INVEP so viel Möglichkeiten bietet:

Auf der Startseite haben wir unten links die „Suchart“, wo wir uns unsere Verfahren aufrufen, die wir bearbeiten wollen. Diese Suchart ist aber vielfältiger, als wir es oft bemerken; denn einmal aufgeklappt und bewusst angesehen, finden wir unter anderem  die Suchfunktion „Adresse allgemein“. Diese Suchart ausgewählt, geben wir nun den Namen des „unbekannten Adressaten“ ein. Sofort erscheint im oberen Bereich eine Auflistung von gleichen oder ähnlichen Namen. Weitere Informationen zu dem ausgewählten Namen (zu welchem Verfahren in welchem Verhältnis die Person in dem Verfahren steht) erhalten wir dann über den Button Detail (rechts).

Vermissen Sie eine Funktion? Melden Sie sich bei uns.

 

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Excellisten und ihre Tücken

Zwischenzeitlich ist es üblich geworden, dass die Gläubigerdaten per Excelliste übermittelt werden, was ja auch sehr praktisch ist. Diese Excellisten können in CSV-Dateien umgewandelt werden und so kinderleicht in unser INVEP importiert werden. Haben wir nun Anschriften aus den neuen Bundesländern, bei denen die Postleitzahl mit einer Null beginnt, z.B. Dresden oder Leipzig, dann verschluckt Excel diese Nullen und wir haben nur vier Zahlen statt fünf im Postleitzahlen-Feld. Wie kann das verhindert werden? Wir formatieren das Feld PLZ in ein Text-Format um und sehen sogar, dass unter dem Feld Text auch die Abkürzung PLZ vermerkt ist.

Hat ein Gläubiger mehrere Forderungen und wurde dadurch vom Schuldner mehrmals erfasst, dann bekommt er von INVEP für jeden Datensatz eine eigene Tabellennummer. Da das nicht gewünscht ist, löschen wir ab dem zweiten Datensatz für denselben Gläubiger Anrede, Namen und Anschrift. So bleiben dann die Forderungshöhe und -angaben übrig und es wird alles zu dem einen Gläubiger gespeichert.

Schwierig wird es, wenn lange Namen der Gläubiger mit Umbrüchen erfasst werden. Dann erkennt INVEP nicht, dass der Datensatz weiter geht und lässt diesen „unvollständigen“ Datensatz beim Umwandeln von Excel in eine CSV-Datei aus.
Hier empfiehlt es sich, die CSV-Datei mit dem kostenfreien Programm notepad++ zu speichern und somit die Umbrüche sichtbar zu machen und zu entfernen. Dann speichern Sie die CSV-Datei wieder und beginnen den Import wie gewohnt.

 

 

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