Excellisten und ihre Tücken

Zwischenzeitlich ist es üblich geworden, dass die Gläubigerdaten per Excelliste übermittelt werden, was ja auch sehr praktisch ist. Diese Excellisten können in CSV-Dateien umgewandelt werden und so kinderleicht in unser INVEP importiert werden. Haben wir nun Anschriften aus den neuen Bundesländern, bei denen die Postleitzahl mit einer Null beginnt, z.B. Dresden oder Leipzig, dann verschluckt Excel diese Nullen und wir haben nur vier Zahlen statt fünf im Postleitzahlen-Feld. Wie kann das verhindert werden? Wir formatieren das Feld PLZ in ein Text-Format um und sehen sogar, dass unter dem Feld Text auch die Abkürzung PLZ vermerkt ist.

Hat ein Gläubiger mehrere Forderungen und wurde dadurch vom Schuldner mehrmals erfasst, dann bekommt er von INVEP für jeden Datensatz eine eigene Tabellennummer. Da das nicht gewünscht ist, löschen wir ab dem zweiten Datensatz für denselben Gläubiger Anrede, Namen und Anschrift. So bleiben dann die Forderungshöhe und -angaben übrig und es wird alles zu dem einen Gläubiger gespeichert.

Schwierig wird es, wenn lange Namen der Gläubiger mit Umbrüchen erfasst werden. Dann erkennt INVEP nicht, dass der Datensatz weiter geht und lässt diesen „unvollständigen“ Datensatz beim Umwandeln von Excel in eine CSV-Datei aus.
Hier empfiehlt es sich, die CSV-Datei mit dem kostenfreien Programm notepad++ zu speichern und somit die Umbrüche sichtbar zu machen und zu entfernen. Dann speichern Sie die CSV-Datei wieder und beginnen den Import wie gewohnt.

 

 

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