Scannen und erkennen

Immer mehr Kanzleien stellen ihr Büro auf papierlos um. Das ist eine Entwicklung, an der früher oder später niemand mehr vorbei kommt. Zwar ist dieses Thema noch nicht allgegenwärtig, aber unsere Anwender sind teilweise schon umgestiegen bzw. neue Kanzleien fangen gleich papierlos an.

Die Tagespost wird gescannt und anhand eines „Codes“ den jeweiligen Verfahren zugeordnet. Nun sollen die Posteingänge den in den Stammdaten erfassten Sachbearbeitern zugeordnet werden. Dazu muss der Sachbearbeiter „erkannt“ werden. Wie kann das geschehen? In INVEP erhält jede erfasste Adresse eine Adr-Nr. Zu finden ist diese unter dem Pfad Allgemein – Adressarchiv. Dort öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen in die Suchleiste eingeben und sich ihn dann mit „bearbeiten“ aufrufen können. Oben links finden Sie dann noch im blauen Rahmen die „Adr#“. Diese Zahl muss in der Anwenderverwaltung bei dem erfassten Sachbearbeiter in das Feld „Adr snr“ eingetragen werden.

Dann können die gescannten Dokumente nicht nur dem Verfahren, sondern auch dem jeweiligen Sachbearbeiter zugeordnet werden. Die Dokumente findet der Sachbearbeiter im Archiv unter seinem Namen. Hier ist aber noch zu beachten, dass im Archiv das Häkchen gesetzt ist bei Person (ganz unten links hinter dem Hinweis „zur Überwachung an“).

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